riels | | Mission de compilation/examen | Rapport du comptable — avis au lecteur |
🔑 Règle : Si le document est un rapport financier récapitulatif ou prévisionnel → États financiers.
4. 🔘 Opérations
Objectif : Le cœur battant de l'entreprise — ce qu'on fait, avec qui, et comment.
Description système : Projets, fournisseurs, clients, achats, production et inventaire
Sous-dossiers
4.1 📐 Projets
Plans de projet, échéanciers, livrables et documentation
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Plans de projet | Plan de projet — Refonte site web |
| Échéanciers et diagrammes Gantt | Échéancier — Phase 2 construction |
| Livrables | Maquettes approuvées, prototypes |
| Comptes rendus de réunion de projet | CR réunion projet #14 — 2026-05-15 |
| Rapports d'avancement | Rapport mensuel — Projet Alpha |
| Cahiers des charges | CdC — Application mobile v2 |
| Documents de clôture | Post-mortem projet, leçons apprises |
| Contrats de projet | Entente client pour projet spécifique |
🔑 Règle : Si le document est lié à un projet spécifique avec un début et une fin → Projets. 💡 Conseil : Créer un sous-dossier par projet majeur (ex. :
Projets/2026-Refonte-Site-Web/).
4.2 🤝 Fournisseurs
Contrats fournisseurs, catalogues et évaluations
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Profils fournisseurs | Fiche fournisseur — Imprimerie ABC |
| Catalogues de produits | Catalogue 2026 — Fournitures de bureau |
| Évaluations de fournisseurs | Évaluation annuelle — Fournisseur X |
| Listes de prix | Grille tarifaire — Distributeur Y |
| Conditions de service | Conditions générales de vente du fournisseur |
| Certificats fournisseur | Certification ISO du fournisseur |
| Historique de commandes | Récapitulatif des commandes 2025 |
🔑 Règle : Si le document concerne un fournisseur en tant qu'entité (son profil, ses catalogues, son évaluation) → Fournisseurs. ⚠️ Distinction : La facture du fournisseur va dans Finances > Facturation. Le profil du fournisseur va ici.
4.3 👤 Clients
Dossiers clients, ententes de service et correspondance
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Dossiers clients | Fiche client — Entreprise Tremblay Inc. |
| Ententes de service (SLA) | SLA — Client Premium |
| Correspondance client | Historique des échanges avec Client X |
| Profils et préférences | Notes sur les préférences du client |
| Historique de service | Journal des interventions chez le client |
| Plaintes et réclamations | Dossier de plainte #P-2026-011 |
| Rapports de satisfaction | Résultats sondage satisfaction client |
🔑 Règle : Si le document concerne un client en tant qu'entité → Clients. ⚠️ Distinction : La facture au client va dans Finances > Facturation. Le dossier client va ici.
4.4 🛒 Achats
Bons d'achat, comparaisons de prix et approbations
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Bons d'achat / réquisitions | Réquisition d'achat #RA-2026-055 |
| Comparaisons de prix | Tableau comparatif — 3 soumissions |
| Approbations d'achat | Formulaire d'approbation signé |
| Politiques d'achat | Politique d'approvisionnement |
| Rapport de dépenses | Rapport de dépenses mensuel |
| Comptes de dépenses | Compte de dépenses — Voyage d'affaires |
🔑 Règle : Si le document concerne le processus d'acquisition (avant la facturation) → Achats.
4.5 🏭 Production
Processus de production, contrôle qualité et rapports
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Processus de production | Manuel de procédures opérationnelles |
| Rapports de contrôle qualité | Rapport QC — Lot #2026-0588 |
| Fiches de production | Fiche de production journalière |
| Normes et standards | Standards de qualité ISO 9001 |
| Rapports d'incidents production | Rapport d'arrêt de ligne |
| Maintenance préventive | Calendrier de maintenance 2026 |
| Procédures opérationnelles (SOP) | SOP — Assemblage Module A |
🔑 Règle : Si le document concerne la fabrication, la transformation ou la prestation de service → Production.
4.6 📦 Inventaire
Listes d'inventaire, mouvements de stock et audits
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Listes d'inventaire | Inventaire physique — Décembre 2025 |
| Mouvements de stock | Journal des entrées/sorties de stock |
| Audits d'inventaire | Rapport d'audit inventaire annuel |
| Bons de réception | BR-2026-133 — Réception marchandise |
| Rapports de désuétude | Liste des articles obsolètes |
| Fiches produits | Fiche technique — Produit SKU-4455 |
| Rapports de valorisation | Valorisation du stock au coût moyen |
🔑 Règle : Si le document concerne ce qu'on possède physiquement et ses mouvements → Inventaire.
5. 🟣 IT (Technologies de l'information)
Objectif : Tout ce qui touche à l'infrastructure technologique — matériel, logiciel, sécurité et sauvegardes.
Description système : Informatique, équipements, logiciels, sécurité et sauvegardes
Sous-dossiers
5.1 🖥️ Équipements
Inventaire matériel, garanties et manuels d'utilisation
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Inventaire du matériel informatique | Liste des postes de travail, serveurs |
| Certificats de garantie | Garantie Dell — Serveur PowerEdge |
| Manuels d'utilisation | Manuel — Imprimante HP LaserJet |
| Bons de commande matériel | BC — 5 ordinateurs portables Lenovo |
| Fiches de configuration | Config réseau — Bureau Montréal |
| Contrats de maintenance | Contrat SLA — Support HP |
| Registre d'assignation | Tableau — Qui utilise quel appareil |
🔑 Règle : Si le document concerne un appareil physique (ordinateur, serveur, imprimante, téléphone) → Équipements.
5.2 💿 Logiciels & Licences
Licences logicielles, abonnements SaaS et clés d'activation
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Licences logicielles | Licence Microsoft 365 — 25 postes |
| Clés d'activation | Clé de licence Adobe Creative Cloud |
| Abonnements SaaS | Contrat Salesforce, HubSpot, GoWeBa |
| Reçus d'abonnement | Facture mensuelle AWS, Google Workspace |
| Documentation des API | Clés API, documentation d'intégration |
| Accords de licence (EULA) | Conditions de licence Oracle |
| Registre des logiciels | Inventaire des logiciels installés |
🔑 Règle : Si le document concerne un logiciel, une licence, un abonnement numérique → Logiciels & Licences. ⚠️ Distinction : La facture SaaS mensuelle peut aller dans Finances > Facturation. La preuve de licence et les clés vont ici.
5.3 🔒 Sécurité
Politiques de sécurité, audits et plans de continuité
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Politiques de sécurité informatique | Politique de mots de passe |
| Audits de sécurité | Rapport de pentest — Janvier 2026 |
| Plans de continuité des affaires (PCA) | Plan de reprise après sinistre (DRP) |
| Journaux d'incidents de sécurité | Journal — Tentative d'intrusion 2026-03-15 |
| Certificats SSL/TLS | Certificat SSL *.goweba.com |
| Politiques de confidentialité des données | Politique RGPD interne |
| Plans de réponse aux incidents | Procédure en cas de fuite de données |
| Rapports de vulnérabilité | Scan de vulnérabilité Nessus |
🔑 Règle : Si le document concerne la protection des données, des systèmes ou des accès → Sécurité.
5.4 💾 Sauvegardes
Plans de sauvegarde, procédures de récupération et logs
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Plans de sauvegarde | Stratégie de backup 3-2-1 |
| Procédures de récupération | Procédure de restauration serveur |
| Journaux de sauvegarde | Log de backup — Semaine 22/2026 |
| Tests de restauration | Rapport de test restauration DB |
| Inventaire des sauvegardes | Liste des sauvegardes actives et leurs emplacements |
| RPO/RTO documentés | Objectifs de récupération par système |
🔑 Règle : Si le document concerne la sauvegarde ou la récupération de données → Sauvegardes.
6. 🩷 Ressources humaines
Objectif : Tout ce qui touche aux personnes — de l'embauche au départ, en passant par la formation et les avantages.
Description système : Recrutement, dossiers employés, formation, évaluations et avantages sociaux
Sous-dossiers
6.1 🎯 Recrutement
Offres d'emploi, CV reçus, entrevues et embauches
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Offres d'emploi publiées | Affichage — Développeur Full Stack |
| CV et lettres de motivation | CV — Elvis Presley — 2026 |
| Grilles d'entrevue | Grille d'évaluation — Poste comptable |
| Notes d'entrevue | Notes entrevue — Candidat #14 |
| Offres d'emploi formelles | Lettre d'offre — Elvis Presley |
| Vérifications des antécédents | Rapport de vérification pré-emploi |
| Tests de compétences | Résultats test technique — Dev |
| Descriptions de poste | Fiche de poste — Directeur marketing |
🔑 Règle : Si le document concerne le processus AVANT l'embauche → Recrutement.
6.2 📂 Dossiers employés
Contrats de travail, fiches personnelles et documents RH
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Contrats de travail | Contrat — Elvis Presley — CDI |
| Fiches personnelles | Fiche employé — Coordonnées, urgence |
| Avenants au contrat | Avenant — Augmentation salariale 2026 |
| Demandes de congé | Formulaire vacances — Été 2026 |
| Lettres de blâme/avertissement | Lettre d'avertissement — Retards |
| Lettres de cessation d'emploi | Lettre de fin d'emploi — Démission |
| Formulaires TD1 | TD1 fédéral et provincial |
| Copies de pièces d'identité | Copie passeport (si requis légalement) |
| NAS et formulaires fiscaux employé | Déclaration de renseignements personnels |
🔑 Règle : Si le document concerne un employé spécifique et son dossier personnel → Dossiers employés. 💡 Conseil : Créer un sous-dossier par employé (ex. :
Dossiers employés/Elvis-Presley/).
6.3 🎓 Formation
Plans de formation, certifications et matériel pédagogique
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Plans de formation annuels | Plan de développement des compétences 2026 |
| Certifications obtenues | Certificat PMP — Elvis Presley |
| Matériel de formation | Présentation — Onboarding nouveaux employés |
| Registre des formations suivies | Tableau des formations par employé |
| Évaluations post-formation | Questionnaire satisfaction — Formation Excel |
| Demandes de formation | Formulaire de demande — Conférence |
| Diplômes et attestations | Copie diplôme universitaire |
🔑 Règle : Si le document concerne l'apprentissage et le développement des compétences → Formation.
6.4 📈 Évaluations
Évaluations de performance, objectifs et plans de développement
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Évaluations de performance | Évaluation annuelle — Elvis Presley — 2025 |
| Objectifs individuels | Objectifs SMART — Q1 2026 |
| Plans de développement individuel (PDI) | PDI — Parcours vers poste de gestionnaire |
| Rétroaction 360° | Résultats évaluation 360° |
| Suivi de probation | Évaluation mi-probation — 3 mois |
| Auto-évaluations | Auto-évaluation annuelle |
| Plans d'amélioration de performance (PIP) | PIP — Plan correctif 60 jours |
🔑 Règle : Si le document concerne la mesure ou l'amélioration de la performance → Évaluations.
6.5 🎁 Avantages sociaux
Régimes d'avantages, assurance collective et programmes de bien-être
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Régimes d'avantages sociaux | Description du régime — Plan santé |
| Polices d'assurance collective | Police d'assurance collective — Sun Life |
| Programmes de bien-être | Programme d'aide aux employés (PAE) |
| REER collectif | Documentation REER — Desjardins |
| Programmes de reconnaissance | Programme points-récompenses employés |
| Adhésions et avantages | Abonnement gym corporatif |
| Relevés d'avantages | Relevé d'utilisation des avantages 2025 |
🔑 Règle : Si le document concerne un bénéfice offert aux employés → Avantages sociaux. ⚠️ Distinction avec Assurances : L'assurance collective des employés va ici. L'assurance responsabilité civile de l'entreprise va dans Administration > Assurances.
7. 🟡 Marketing
Objectif : Tout ce qui touche à la visibilité, la promotion et l'analyse commerciale.
Description système : Campagnes, contenu créatif, rapports de ventes, matériel promotionnel et analyse concurrentielle
Sous-dossiers
7.1 📅 Campagnes
Plans de campagne, calendriers et résultats marketing
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Plans de campagne | Plan — Campagne Black Friday 2026 |
| Calendriers éditoriaux | Calendrier réseaux sociaux — Juin 2026 |
| Résultats et analyses | Rapport — Performance campagne email Q1 |
| Briefs créatifs | Brief — Campagne lancement produit X |
| Budgets marketing | Budget marketing annuel 2026 |
| Listes de diffusion | Segmentation — Clients VIP |
| A/B tests et résultats | Résultats A/B test — Objet email |
🔑 Règle : Si le document concerne une initiative marketing planifiée → Campagnes.
7.2 🎨 Contenu créatif
Visuels, vidéos, textes publicitaires et Brand Kit
| Ce qui va ici | Exemples concrets |
|---|---|
| Logos et identité visuelle | Logo GoWeBa — versions PNG, SVG, AI |
| Brand Kit / Charte graphique | Guide de la marque — couleurs, polices |
| Visuels publicitaires | Bannière Facebook — Promo été |
| Vidéos promotionnelles | Vidéo — Présentation entreprise 2026 |
| Textes publicitaires (copywriting) | Script — Pub radio 30 secondes |
| Photos professionnelles | Photos corporate — Séance studio |
| Templates de design | Template — Publication Instagram |
| Musique et audio | Jingle de la marque |
🔑 Règle : Si le document est un actif créatif ou un élément de l'identité de marque → Contenu créatif.