Caso de estudio — PYME de servicios profesionales
Cómo una firma de consultoría de 8 empleados utiliza GoWeBa para centralizar sus operaciones, automatizar su facturación y mejorar la colaboración del equipo.
Perfil
| Información | Detalle |
|---|---|
| Sector | Consultoría en gestión |
| Tamaño | 8 empleados (4 consultores + 4 soporte) |
| Ubicación | Montréal, QC |
| Clientes activos | ~50 empresas |
| Antes de GoWeBa | Outlook + QuickBooks + Slack + Google Drive |
El desafío
El equipo utilizaba 4 herramientas desconectadas. Cada consultor tenía su propio método de seguimiento:
- ❌ Información de clientes dispersa (cada uno en su buzón de Outlook)
- ❌ Imposible saber si un colega ya había contactado a un cliente
- ❌ Facturación manual en QuickBooks — errores y retrasos frecuentes
- ❌ Sin visibilidad sobre la carga de trabajo del equipo
- ❌ Documentos dispersos entre Google Drive y los archivos adjuntos de email
La solución GoWeBa
Organización multi-usuario
- 1 organización GoWeBa para toda la firma
- 4 consultores con rol ORG_MEMBER (acceso completo a contactos/tareas)
- 1 directora con rol ORG_ADMIN (facturación + configuración)
- Cada miembro también tiene su Espacio personal para sus asuntos privados
Flujo de trabajo diario
| Hora | Acción | Módulo |
|---|---|---|
| 8h00 | Revisar los emails de la mañana en la Webabox | Inbox |
| 8h30 | Consultar las tareas del día | Tareas |
| 9h00 | Reunión de equipo (notas tomadas en WEBA) | WEBA |
| 10h00 | Llamadas a clientes vía VoIP GoWeBa | Telefonía |
| 12h00 | Facturar las horas de la mañana | Facturación |
| 14h00 | Cita con cliente (sincronizada con calendario) | Calendario |
| 16h00 | Enviar los informes de progreso | Studio |
| 17h00 | Planificar las tareas del día siguiente | Tareas |
Automatizaciones implementadas
- Nuevo cliente → Email de bienvenida automático + Tarea de integración
- Factura impaga > 7 días → Recordatorio automático por email
- Llamada perdida → SMS de cortesía + Tarea de devolución de llamada
- Contrato firmado → Notificación a todo el equipo
Resultados después de 6 meses
| Métrica | Antes | Después | Mejora |
|---|---|---|---|
| Herramientas utilizadas | 4 | 1 | -75% |
| Tiempo admin/semana | 10h | 3h | -70% |
| Retrasos de facturación | 2 semanas | El mismo día | -93% |
| Errores de facturación | 3/mes | 0 | -100% |
| Satisfacción del cliente (NPS) | 42 | 71 | +69% |
Testimonio
«Reemplazamos 4 herramientas por una sola. El equipo pasa menos tiempo buscando información y más tiempo con los clientes. La facturación se hace en tiempo real — se acabaron los olvidos de fin de mes.»
Módulos GoWeBa utilizados
- ✅ Contactos CRM + Empresas + Company Roles
- ✅ Webabox (email unificado) + Telefonía VoIP
- ✅ Tareas + Calendario
- ✅ Facturación
- ✅ Contratos + Firma electrónica
- ✅ Studio (informes)
- ✅ Automatizaciones
- ✅ WEBA (orquestador IA)
- ✅ Espacio Personal (separación profesional/personal)