Facturación y Pagos

1. Introducción y Vista general
2. Los 6 modelos de documentos
3. Factura (Invoice)
4. Cotización / Presupuesto (Quote)
5. Informe (Report)
6. Contrato (Contract)
7. Carta (Letter)
8. Plantilla de correo (Email Template)
9. Editor y Studio creativo
10. Branding y Personalización
11. Integración WEBA — Documentos vía IA
12. Cálculos automáticos e Impuestos
13. Exportación PDF y Compartir
14. Notas Studio
15. Casos de uso de negocio
16. Solución de problemas y FAQ

Introducción y Vista general

El módulo Facturación, Cotizaciones y Studio Creativo de GoWeBa transforma su CRM en un centro de producción documental profesional. Olvide los software de contabilidad externos o las plantillas genéricas de Word — GoWeBa integra nativamente la creación, el branding y la exportación de seis tipos de documentos comerciales. Filosofía del Studio Creativo El Studio adopta un enfoque unificado: un solo editor, seis modelos, una imagen de marca coherente. Cada documento hereda automáticamente su branding (logo, colores, datos de contacto), garantizando una presentación profesional sin esfuerzo de maquetación.

¿Por qué usar el Studio GoWeBa?

• CRM nativo: Documentos vinculados a sus contactos CRM — el cliente se auto-completa
• Branding unificado: Logo, colores, datos de contacto aplicados automáticamente
• IA integrada: WEBA genera facturas, cotizaciones e informes a partir de una simple conversación
• PDF instantáneo: Exportación PDF de alta calidad con un clic
• Cálculos automáticos: Subtotales, impuestos (TPS/TVQ), descuentos calculados en tiempo real
• 6 modelos: Factura, cotización, informe, contrato, carta, plantilla de correo

Los 6 modelos de documentos

Cada modelo posee una estructura de datos específica, un formulario dedicado y un renderizado HTML/PDF optimizado. Aquí una comparación general: Selección del modelo

• Acceda a Studio → Documentos PDF → Nuevo documento
• Los 6 modelos se muestran como tarjetas con icono y descripción
• Dé un título a su documento
• Haga clic en el modelo elegido — el editor se abre con el formulario apropiado 💡 WEBA también puede crear un documento directamente: «WEBA, crea una factura para Acme Corp, 5 horas de consultoría a $150/h».

Factura (Invoice)

La factura es el documento más utilizado del Studio. Permite facturar a sus clientes con un renderizado profesional, cálculos automáticos de impuestos y exportación PDF instantánea.

. Estructura de datos InvoiceData

. Información de las partes (PartyInfo)

Los campos «De» (from) y «A» (to) utilizan la misma estructura PartyInfo:

. Líneas de facturación (LineItem)

Cada línea comprende: Cálculo por línea: Monto línea = cantidad × precio unitario × (1 - descuento/100) Subtotal = suma de todas las líneas Impuesto = subtotal × tasa de impuesto / 100 Total = subtotal + impuesto

. Formulario de captura

El formulario de factura se organiza en secciones lógicas:

• Detalles: Número de factura, fechas de emisión y vencimiento, moneda
• Partes: Información «De» y «A» con todos los campos PartyInfo
• Items: Tabla interactiva con agregar/eliminar líneas, cálculo en tiempo real
• Condiciones: Tasa de impuesto, etiqueta, notas, condiciones, instrucciones de pago 💡 La información «De» se auto-completa a partir de su perfil organizacional. La información «A» puede vincularse a un contacto CRM existente.

. Buenas prácticas de facturación

• Numeración: Use un formato consistente: INV-AAAA-NNNN (ej. INV-2026-0001)
• Plazo de pago: Estándar Neto 30 en Quebec, personalizable según sus acuerdos
• Instrucciones: Incluya sus datos de Interac o bancarios para acelerar el pago
• Impuestos: Siempre incluir los números TPS (GST) y TVQ (QST) si aplica ⚠ GoWeBa no es un software de contabilidad certificado. Las facturas generadas sirven como documentos comerciales. Consulte a su contador para el cumplimiento fiscal.

Cotización / Presupuesto (Quote)

La cotización (presupuesto) permite proponer sus servicios a un cliente potencial con un documento profesional que incluye alcance, tarificación y condiciones.

. Estructura QuoteData

. Flujo de trabajo típico

• Cree un nuevo documento de tipo «Cotización»
• Complete la introducción con su propuesta de valor
• Agregue las líneas de tarificación detalladas
• Describa el alcance de los trabajos y las hipótesis
• Defina los próximos pasos y la fecha de validez
• Exporte en PDF y envíe al cliente mediante Webabox

. Conversión cotización → factura

Cuando una cotización es aceptada, puede fácilmente crear una factura basada en las mismas líneas de tarificación:

• Las líneas de items son reutilizables entre cotización y factura
• La información de las partes se conserva
• WEBA puede asistir: «WEBA, convierte la cotización QT-2026-0015 en factura» 💡 Incluya siempre una fecha de validez en sus cotizaciones para crear un sentido de urgencia profesional.

Informe (Report)

El modelo Informe permite crear documentos de análisis estructurados con resumen ejecutivo, secciones personalizadas y conclusión.

. Estructura ReportData

. Secciones de informe (ReportSection)

Cada sección comprende:

• heading: Título de la sección (ej. «Análisis del mercado»)
• body: Contenido textual o Markdown básico Puede agregar tantas secciones como necesite. El orden de las secciones determina el orden en el PDF final.

. Casos de uso de informes

• Informe mensual: Resumen de actividades y métricas clave
• Informe de rendimiento: Resultados de campañas de marketing con ROI
• Informe de consultoría: Evaluación de necesidades y recomendaciones
• Informe de análisis: Análisis de ventas y pronósticos 💡 Pida a WEBA: «WEBA, redacta un informe de rendimiento para el mes de abril basado en los datos del CRM». La IA estructurará automáticamente las secciones.

Contrato (Contract)

El modelo Contrato permite crear acuerdos legales estructurados con cláusulas, condiciones y firmas.

. Estructura ContractData

. Tipos de contratos comunes

• Contrato de servicio: Acuerdo de prestación de servicios profesionales
• NDA: Acuerdo de no divulgación para proteger información sensible
• Contrato de empleo: Contrato de contratación con condiciones laborales
• Contrato freelance: Acuerdo para trabajador independiente / consultor

. Cláusulas (ContractClause)

Cada cláusula se define por:

• title: Título de la cláusula (ej. «Alcance de los trabajos»)
• body: Texto detallado de la cláusula Las cláusulas se numeran automáticamente en el renderizado PDF. ⚠ Los contratos generados por GoWeBa son modelos. Siempre haga validar sus contratos por un profesional jurídico antes de firmar.

Carta (Letter)

El modelo Carta permite crear correspondencia profesional formateada con membrete empresarial.

. Estructura LetterData

. Tipos de cartas

• Carta de negocios: Propuestas comerciales, seguimientos de reunión
• Carta de presentación: Carta de motivación que acompaña un CV
• Carta de recomendación: Recomendación profesional para un colega
• Carta de aviso: Aviso formal (carta de demanda, fin de contrato)
• Carta de agradecimiento: Agradecimiento post-reunión o post-compra 💡 WEBA redacta cartas profesionales: «WEBA, redacta una carta de agradecimiento para Jean-Pierre Lavoie después de nuestra reunión del 3 de mayo».

Plantilla de correo (Email Template)

El modelo de plantilla de correo permite crear templates HTML reutilizables para sus campañas de marketing y comunicaciones automatizadas.

. Estructura EmailTemplateData

. Categorías de plantillas

• Marketing: Promociones, lanzamientos de producto, eventos
• Transaccional: Confirmaciones de pedido, recibos, notificaciones
• Newsletter: Noticias semanales o mensuales
• Bienvenida: Onboarding de nuevos clientes o usuarios
• Seguimiento: Recordatorios después de cotizaciones, recordatorios de citas 💡 Las plantillas de correo del Studio pueden utilizarse con el módulo Campañas (Módulo 15) para envíos masivos personalizados.

Editor y Studio creativo

El editor Studio es el corazón del sistema de producción documental. Ofrece una experiencia unificada para todos los tipos de documentos.

. Interfaz del editor

El editor se organiza en dos zonas principales:

• Zona de captura: Formulario estructurado adaptado al tipo de documento (izquierda o principal)
• Zona de previsualización: Renderizado HTML en tiempo real del documento final (derecha o modal)

. Funcionalidades del editor

• Guardado automático: Toda modificación del formulario actualiza el renderizado instantáneamente
• Formularios contextuales: Cada tipo de documento tiene sus propias secciones de formulario
• Manipulación de líneas: Agregar/eliminar líneas en las tablas de facturación
• Asistencia IA: WEBA puede modificar el contenido en conversación
• Estado del documento: Los documentos pasan de Borrador a Finalizado

. Estados de los documentos

. Notas Studio

El Studio incluye también un sistema de notas internas (StudioNote):

• Cree notas vinculadas a su trabajo creativo
• Comparta notas con los miembros de su organización (isShared)
• Ideal para borradores, ideas y referencias antes de crear un documento formal

Branding y Personalización

Cada documento hereda automáticamente su identidad visual gracias a la estructura BrandingInfo.

. Elementos de branding (BrandingInfo)

. Aplicación del branding

El branding se aplica automáticamente por el motor de renderizado (render.ts):

• Logo posicionado en la esquina superior izquierda de cada documento
• Color primario utilizado para encabezados y bordes
• Color de acento para elementos destacados (totales, botones)
• Nombre de la organización y sitio web en el pie de página
• Coherencia visual entre todos los tipos de documentos 💡 Configure su branding una sola vez en los parámetros de su organización — se aplicará automáticamente a todos sus documentos.

Integración WEBA — Documentos vía IA

Una de las funcionalidades más poderosas del Studio es la capacidad de WEBA para crear y refinar documentos mediante simple conversación.

. Creación de documentos por WEBA

WEBA puede detectar la intención de crear un documento y extraer la información necesaria de su mensaje: Ejemplos de comandos WEBA:

• «WEBA, crea una factura para Techno Plus, 20 horas de desarrollo a $125/h, vencimiento 30 días»
• «WEBA, prepara una cotización para el proyecto de rediseño web de Boutique Éco, presupuesto estimado $15,000»
• «WEBA, redacta un informe de rendimiento mensual para marzo 2026»
• «WEBA, crea un contrato de servicio NDA con Innovations Laval»
• «WEBA, escribe una carta de agradecimiento para Marie-Claude después de nuestra reunión»

. Proceso WEBA (document-actions)

WEBA utiliza un proceso en dos etapas:

• Detección y Extracción: WEBA analiza su mensaje e identifica el tipo de documento deseado, luego extrae los datos estructurados (partes, montos, fechas, etc.)
• Creación automática: WEBA crea el documento en el Studio con los datos extraídos, listo para revisión

. Refinamiento por conversación

Después de la creación inicial, puede refinar el documento:

• «WEBA, agrega una línea para 5 licencias de software a $200/cada una»
• «WEBA, cambia la fecha de vencimiento al 15 de julio»
• «WEBA, agrega una cláusula de confidencialidad al contrato» 💡 WEBA se nutre de su CRM: si menciona un contacto existente, sus datos de contacto se auto-completan automáticamente en el documento.

Cálculos automáticos e Impuestos

El sistema de cálculo es compartido entre las facturas y las cotizaciones (función computeTotals).

. Lógica de cálculo

Para cada línea de items: Monto bruto = cantidad × precio unitario Descuento = monto bruto × (porcentaje de descuento / 100) Monto neto = monto bruto - descuento

Totales: Subtotal = suma de los montos netos de todas las líneas Impuesto = subtotal × (tasa de impuesto / 100) Total = subtotal + impuesto

. Configuración de impuestos por provincia/país

. Formateo monetario

La función formatMoney formatea los montos según la moneda seleccionada:

• 1 250,00 $ CA para CAD
• $1,250.00 para USD
• 1 250,00 € para EUR El formateo utiliza la API Intl.NumberFormat para un renderizado localizado profesional.

Exportación PDF y Compartir

. Exportación PDF

Cada documento puede exportarse en PDF de alta calidad:

• El documento primero se renderiza en HTML con branding por el motor render.ts
• El HTML se convierte en PDF mediante la API de generación PDF de GoWeBa
• El PDF se almacena como FileAsset vinculado al documento (exportedAt timestamp)
• El archivo está disponible en WebaDrive para descarga o compartir

. Compartir

• Por correo electrónico: El PDF puede adjuntarse a un correo mediante Webabox
• Por enlace: Comparta un enlace seguro al archivo en WebaDrive
• Descarga directa: Descargue el PDF para impresión

. Historial de exportaciones

Cada documento conserva la fecha de su última exportación (exportedAt). El FileAsset asociado (fileAssetId) permite encontrar el PDF en WebaDrive.

Notas Studio

Complementando los documentos formales, el Studio ofrece un sistema de notas ligeras.

. Características de las notas

. Casos de uso

• Prepare el contenido de un informe antes de formalizarlo
• Anote los requisitos de un cliente durante una llamada
• Comparta modelos de cláusulas con su equipo
• Conserve referencias de precios para la facturación

Casos de uso de negocio

. Consultor / Trabajador independiente

Escenario: Marie, consultora de marketing, termina un mandato para un cliente.

• Marie solicita: «WEBA, crea una factura para Design Montréal, 40h de consultoría estratégica a $150/h»
• WEBA crea la factura con los datos del cliente (contacto CRM), el branding de Marie y los cálculos TPS+TVQ
• Marie verifica, ajusta una línea, exporta en PDF
• Envía el PDF directamente mediante Webabox Tiempo total: 3 minutos en lugar de 30 minutos con un software tradicional.

. Agencia web — Cotización de proyecto

Escenario: La agencia prepara una cotización para un proyecto de rediseño de sitio web.

• Creación de una cotización detallada con alcance de trabajos
• Líneas de tarificación: diseño (20h × $120), desarrollo (60h × $100), pruebas (10h × $90)
• Inclusión de las hipótesis, exclusiones y próximos pasos
• Exportación PDF y envío al cliente
• Si es aceptada, conversión rápida en facturas por fases

. Despacho jurídico — Contratos

Escenario: Un abogado debe crear un NDA para un nuevo cliente.

• «WEBA, crea un contrato NDA con Industries Laval, ley aplicable Quebec»
• WEBA genera un NDA con cláusulas estándar de confidencialidad
• El abogado personaliza las cláusulas específicas
• Exportación PDF para firma (módulo E-Signature — Módulo 13)

. Gestor de proyecto — Informes

Escenario: Producción de un informe de avance semanal.

• «WEBA, crea un informe de proyecto para la semana del 4 de mayo»
• WEBA estructura: resumen ejecutivo, avance, riesgos, próximos pasos
• El gestor completa con los datos específicos
• Distribución a las partes interesadas mediante enlace WebaDrive

Solución de problemas y FAQ

. Problemas frecuentes

. FAQ

P: ¿Puedo personalizar el modelo PDF más allá del branding? R: El branding (logo, colores, datos de contacto) es configurable. Los modelos PDF utilizan un renderizado optimizado por GoWeBa. Para personalizaciones avanzadas, contacte al soporte. P: ¿Las facturas de GoWeBa cumplen con los requisitos fiscales? R: GoWeBa genera documentos comerciales profesionales que incluyen toda la información requerida (números de impuestos, montos detallados). Sin embargo, para el cumplimiento contable y fiscal, siempre consulte a su contador. P: ¿Cuántos documentos puedo crear? R: No hay límite en la cantidad de documentos. El almacenamiento está incluido en su plan organizacional. P: ¿Puedo duplicar un documento existente? R: Sí, puede usar un documento existente como base para crear uno nuevo. WEBA también puede ayudar: «WEBA, crea una factura similar a INV-2026-0042 para un nuevo cliente». P: ¿Cómo encontrar un documento antiguo? R: Acceda a Studio → Documentos PDF. Use los filtros por tipo (Factura, Cotización, etc.) y por estado. La búsqueda por título también está disponible. P: ¿WEBA puede redactar el contenido de un informe completo? R: Sí, WEBA puede estructurar y redactar el contenido de sus informes a partir de datos CRM, instrucciones textuales o un brief. Siempre revise el contenido generado para verificar su exactitud. P: ¿Las plantillas de correo son compatibles con el módulo Campañas? R: Sí, las plantillas creadas en el Studio pueden utilizarse para las campañas de email (Módulo 15 — Campañas de marketing). P: ¿Cómo funciona el cálculo de los descuentos? R: El descuento se aplica por línea en porcentaje (0-100). Por ejemplo, un descuento del 10% sobre una línea de $1,000 da un monto de $900. El impuesto se calcula sobre el monto después del descuento.

Este documento forma parte de la Biblia de Operaciones GoWeBa. Módulo 07 — Facturación, Cotizaciones y Studio Creativo